O que é 5W2H e como aplicar na gestão da sua empresa

No mundo empresarial, uma ferramenta simples e poderosa é o 5W2H. Com ela, é possível planejar, organizar e executar tarefas de forma clara e objetiva. Neste artigo, vamos entender o que é o 5W2H, como ele funciona e como aplicar na gestão da sua empresa.

O que é 5W2H?

5W2H é uma ferramenta de gestão usada para organizar planos de ação. A sigla 5W2H é uma abreviação das palavras em inglês que representam as perguntas fundamentais para uma boa estratégia:

•What? (O quê?)

•Why? (Por quê?)

•Where? (Onde?)

•When? (Quando?)

•Who? (Quem?)

•How? (Como?)

•How Much? (Quanto Custa?)

Essa metodologia é usada para detalhar ações, definir responsabilidades e estabelecer prazos, ajudando empresas de todos os tamanhos a evitar confusões e garantir a execução eficiente dos planos.

Como funciona o 5W2H?

Cada elemento do 5W2H tem uma função específica e, juntos, eles ajudam a estruturar qualquer plano. Abaixo, vamos detalhar o que é 5W2h e papel de cada pergunta.

What – O que será feito?

O “What” é a descrição do que será realizado. Essa etapa ajuda a clarear exatamente o objetivo da ação. Sem um objetivo claro, a equipe pode perder o foco e até desviar do que realmente importa.

Exemplo: A empresa quer implementar um sistema de gestão de estoque. No “What”, descreveríamos: “Desenvolver e implementar um novo sistema para gerenciar o estoque”.

Why – Por que essa ação é necessária?

O “Why” traz o motivo para a ação. Saber o “porquê” permite que a equipe entenda a importância da tarefa, aumentando o comprometimento.

Exemplo: “Para reduzir o desperdício e garantir que tenhamos sempre o estoque necessário para atender os clientes”.

Where – Onde será realizada a ação?

O “Where” define o local onde a tarefa será realizada. Esse detalhe é importante para organizar a logística e o espaço físico, quando necessário.

Exemplo: “No setor de estoque da empresa e na plataforma de e-commerce”.

When – Quando a ação será realizada?

Aqui, estabelecemos prazos. É essencial para definir o início e a finalização das atividades, mantendo a equipe alinhada aos cronogramas.

Exemplo: “Início em 1 de janeiro, com término previsto para 15 de fevereiro”.

Who – Quem será responsável pela ação?

O “Who” determina quem será o responsável pela tarefa. Isso facilita a comunicação e permite que cada pessoa entenda suas responsabilidades.

Exemplo: “O gerente de operações e o coordenador de TI”.

How – Como a ação será realizada?

O “How” descreve o método ou o processo que será usado. Isso ajuda a manter uma abordagem clara e objetiva para a execução.

Exemplo: “Através da escolha de um sistema ERP, treinamento da equipe e integração com a plataforma de vendas”.

How Much – Quanto vai custar?

Por fim, o “How Much” define os custos envolvidos, permitindo que a empresa planeje o orçamento.

Exemplo: “Investimento estimado de R$ 15.000 para aquisição do sistema e treinamento”.

Como aplicar o 5W2H na sua empresa?

O 5W2H pode ser aplicado em diversos setores da empresa, como gestão de projetos, implementação de novos processos, ou até mesmo em pequenos ajustes operacionais. Aqui vão algumas dicas para aplicar o 5W2H de forma eficiente:

1. Defina o objetivo principal: Antes de começar, tenha claro o que você quer alcançar. Isso ajudará a estruturar cada um dos 7 passos.

2. Inicie pelo “What” e vá sequencialmente: Siga cada pergunta e responda-a em detalhes, levando em consideração a visão de toda a equipe.

3. Use ferramentas visuais: Quadros, planilhas e softwares de gestão ajudam a manter as informações do 5W2H organizadas e acessíveis a todos.

4. Estabeleça reuniões de revisão: Durante a execução do plano, faça revisões periódicas para ajustar o que for necessário e garantir que o projeto avance conforme o planejado.

5. Analise os resultados: Ao finalizar a ação, faça uma análise de resultados para entender o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Exemplo prático de aplicação do 5W2H

Imagine uma empresa que precisa melhorar a comunicação interna para aumentar a eficiência. Como o 5W2H poderia ser usado?

•What: Implementar um novo sistema de comunicação interna.

•Why: Para agilizar a comunicação entre setores e melhorar a produtividade.

•Where: Na matriz e nas filiais da empresa.

•When: Projeto iniciado em fevereiro, com prazo final em março.

•Who: Equipe de RH e departamento de TI.

•How: Adotando uma plataforma de mensagens instantâneas e capacitando a equipe.

•How Much: Estimativa de R$ 5.000 para o sistema e treinamento.

Esse exemplo mostra como o 5W2H organiza cada etapa, mantendo tudo claro para os envolvidos.

Benefícios do 5W2H para empresas

O uso do 5W2H oferece diversos benefícios, entre eles:

•Clareza no planejamento: A equipe sabe exatamente o que deve ser feito, reduzindo retrabalho.

•Economia de tempo e recursos: Ao organizar cada etapa, o processo se torna mais eficiente.

•Aumento de produtividade: A equipe trabalha com mais foco, sabendo suas responsabilidades.

•Melhor gestão de custos: O “How Much” permite que a empresa visualize os custos de forma antecipada, evitando surpresas no orçamento.

•Acompanhamento de progresso: Com cada etapa definida, fica mais fácil monitorar o andamento e fazer ajustes rápidos.

Perguntas frequentes sobre o que é 5W2H

1. Qual é a diferença entre 5W2H e outras ferramentas de gestão?

O 5W2H é uma metodologia simples e direta, que facilita a criação de planos detalhados de ação, enquanto outras ferramentas, como o PDCA, são mais focadas em processos contínuos de melhoria.

2. O 5W2H pode ser usado para projetos pequenos?

Sim! Uma das vantagens do 5W2H é sua flexibilidade, que permite ser adaptado para projetos de qualquer porte.

3. Existe alguma ferramenta digital para aplicar o 5W2H?

Existem várias, como Trello, Asana e Monday.com, que permitem organizar o 5W2H em formato de tarefas e colaborar com a equipe em tempo real.

4. O 5W2H é útil para pequenas empresas?

Com certeza. A simplicidade do 5W2H é ideal para pequenas empresas que precisam de um método claro e eficaz para planejar e organizar suas ações.

5. Como posso medir os resultados ao final de um projeto 5W2H?

Ao final, avalie cada etapa realizada e os resultados atingidos. Essa análise permite identificar se os objetivos foram alcançados e quais pontos podem ser melhorados em ações futuras.

6. Qual a frequência ideal de uso do 5W2H?

Ele pode ser usado sempre que houver necessidade de um novo planejamento, seja para um grande projeto ou para melhorias menores na empresa.

Conclusão

Agora você já sabe o que é 5W2H, sendo uma ferramenta poderosa para melhorar a organização e a execução de projetos na sua empresa. Simples, flexível e acessível, ele permite que qualquer equipe tenha clareza sobre as ações a serem realizadas, contribuindo para uma gestão mais eficiente e resultados melhores.