A gestão de compras é uma atividade essencial para o sucesso de uma empresa, independentemente do seu segmento ou porte. Ela envolve o planejamento e a administração da cadeia de suprimentos, garantindo o abastecimento de insumos, matérias-primas e mercadorias necessárias para o funcionamento adequado do negócio. Além disso, a gestão de compras busca reduzir custos, negociar prazos de entrega e garantir a qualidade dos produtos adquiridos.
A Importância da Gestão de Compras
Uma gestão eficiente do setor de compras traz inúmeros benefícios para a empresa. Ela permite manter um fluxo contínuo de produção e vendas, negociar preços mais vantajosos, alinhar as limitações financeiras da empresa com as áreas de vendas e estoque, além de garantir o abastecimento dos insumos, mercadorias e suprimentos necessários.
Por meio de uma gestão estratégica das compras, é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade dos produtos, fazer as melhores negociações com fornecedores, sincronizar o processo de aquisição com o setor logístico e manter um controle eficiente do estoque.
Boas Práticas para uma Gestão Eficiente do Setor de Compras
Para otimizar a gestão de compras e obter melhores resultados, é importante seguir algumas boas práticas. Aqui estão 10 pontos que todo comprador deve considerar em seu trabalho:
1) Mantenha uma boa base de dados
Registre todas as informações relevantes relacionadas ao processo de compras, desde a pesquisa de fornecedores até as transações e acordos realizados. Ter um histórico bem organizado e categorizado pode ser extremamente útil para consultas futuras e para refazer pedidos de cotação, por exemplo.
2) Fique próximo dos parceiros e seja transparente
Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores, distribuidores e transportadoras por meio do Supplier Relationship Management (SRM). Aproxime-se dos colaboradores envolvidos no processo de compras e mantenha uma comunicação clara e transparente. Isso facilita a resolução de problemas e abre caminho para parcerias de longo prazo.
3) Organize-se
Tenha processos internos bem estruturados, como gestão de estoque, produção e vendas. Utilize ferramentas digitais para facilitar a organização, como biblioteca de dados, ordem de compra, programa de entrega, acompanhamento de pedidos em aberto, documentação de auditorias, softwares de gestão de estoque e gerenciadores de tarefas.
4) Faça relatórios de eficiência
Elabore relatórios periódicos para acompanhar os resultados da gestão de compras. Esses relatórios podem incluir redução de custos, ciclo de compra, programação de novas aquisições, negociações realizadas e impostos/taxas cobradas. Apresente esses relatórios em reuniões corporativas para demonstrar os resultados obtidos.
5) Pesquise e aplique técnicas de negociação
Busque aprimorar suas habilidades de negociação e utilize técnicas eficazes durante o processo de compras. Alguns exemplos são a técnica dos 10%, em que se estabelece um limite de valor e busca-se reduzi-lo em 10% durante a negociação, e a técnica do espelho, que consiste em imitar alguns trejeitos do fornecedor para estabelecer uma conexão.
6) Estabeleça parcerias de longo prazo
Valorize os fornecedores que apresentam bom desempenho e cultivem um relacionamento de confiança. Estabelecer parcerias de longo prazo permite obter melhores condições comerciais e garantir o abastecimento constante dos produtos necessários.
7) Utilize um ERP para a gestão de compras
Um ERP (Sistema de Gestão Empresarial) é uma ferramenta essencial para a gestão de compras. Ele centraliza todas as informações e processos relacionados às compras em um único sistema, facilitando o controle e a análise dos dados. Um ERP também permite automatizar tarefas, como o registro de pedidos, a gestão de estoque e a emissão de relatórios.
8) Realize avaliações de fornecedores
Avaliar regularmente o desempenho dos fornecedores é fundamental para garantir a qualidade dos produtos e serviços adquiridos. Estabeleça critérios claros de avaliação e registre as informações relevantes. Essas avaliações ajudam a identificar problemas e oportunidades de melhoria, além de subsidiar decisões futuras de compras.
9) Esteja atento às tendências do mercado
Acompanhe as tendências do mercado e esteja sempre atualizado sobre novos fornecedores, produtos e tecnologias. Mantenha-se informado sobre os avanços do setor e busque oportunidades de inovação na gestão de compras.
10) Invista em capacitação e desenvolvimento
Esteja sempre em busca de conhecimento e aprimoramento na área de compras. Participe de cursos, workshops e eventos relacionados ao setor. A capacitação constante é fundamental para se manter atualizado e desenvolver habilidades essenciais para uma gestão eficiente do setor de compras.
Uma gestão eficiente do setor de compras é essencial para o sucesso de uma empresa. Ao seguir as melhores práticas mencionadas neste artigo, é possível otimizar o processo de compras, reduzir custos, garantir o abastecimento dos insumos necessários e fortalecer o relacionamento com os fornecedores. Além disso, a utilização de um ERP para a gestão de compras e o investimento em capacitação e desenvolvimento são recursos importantes para alcançar uma gestão eficiente e obter melhores resultados. Lembre-se de que cada setor de compras precisa de informações para gerenciar melhor, e para isso, nada melhor do que um ERP como parceiro ideal nessa jornada.
